Bardzo frustrujące może być odkrycie, że dostawa wyrobu do kluczowych klientów została opóźniona, ponieważ Twój zespół spóźnił się z uzyskaniem akceptacji plików klienta.
Firmy poligraficzne zainwestowały wiele w maszyny i produkcję, ale nie poświęciły zbyt wiele uwagi usprawnieniu komunikacji z klientami. W rezultacie, pomimo posiadania dużych zespołów, technologii i oprogramowania, mają trudności z zatwierdzeniem projektu na czas, co kończy się frustracją zarówno klienta, jak i zespołu.
Jedną z głównych przyczyn opóźnień jest brak scentralizowanej platformy komunikacyjnej, która rejestruje całą komunikację z e-maili, połączeń, wizyt i WhatsApp, które mogą być również wykorzystywane w przyszłości. Eliminuje to zależność od konkretnej osoby, dzięki czemu proces zatwierdzania projektu może zostać zakończony na czas, nawet jeśli dany członek zespołu jest niedostępny.
Ponieważ ilość zamówień spada, a koszty materiałów i podłoża rosną, ważne jest, aby usprawnić każdy etap procesu przedprodukcyjnego. Ponadto brak scentralizowanego procesu może zwiększyć prawdopodobieństwo opóźnień na etapach przedprodukcyjnych.
Badania pokazują, że 34% klientów nigdy więcej nie robi zakupów w danej firmie po jednym złym doświadczeniu. Co więcej, oczekiwany czas realizacji zamówienia na produkty drukowane wynosi od jednego do trzech dni. W związku z tym wszelkie opóźnienia na etapie przedprodukcyjnym mogą zwiększyć szansę na niezrealizowanie zamówienia w terminie produkcji, co prowadzi do złych doświadczeń klienta i szans na ponowną sprzedaż.
Główne wyzwania związane z opóźnieniami w realizacji zamówień
Istnieją dwa rodzaje klientów, z którymi ma do czynienia dostawca usług poligraficznych, i obaj mają swój własny zestaw wyzwań –
- Klient, który ma gotowy projekt graficzny
- Klienci, którzy zatrudniają projektanta do projektowania graficznego
Klient, który ma gotowy projekt graficzny
W tym scenariuszu klient udostępnia gotową grafikę, a w większości przypadków na etapie wstępnej kontroli drukarnie dowiadują się, że w grafice brakuje niektórych głównych elementów, takich jak grafika niedopasowana do rozmiaru produktu, obraz niskiej jakości, brakujące czcionki itp. Ostatecznie uniemożliwia to przekazanie zamówienia bezpośrednio do etapu produkcji, zwiększając niepotrzebne opóźnienia i powodując, że drukarnie są pod ciągłą presją, ponieważ muszą dostarczać zamówienia na druk średnio w ciągu trzech dni.
Proces ten można uprościć i zautomatyzować dzięki narzędziu Design Proofing Tool; drukarnia może ustawić minimalną jakość obrazu i rozmiar produktu. System automatycznie sprawdzi jakość obrazu i obszar zadruku oraz wyświetli ostrzeżenie, jeśli czegoś brakuje, a klient będzie musiał przesłać zaktualizowany plik. Pozwala to na znaczną oszczędność czasu, a drukarnia otrzymuje teraz zatwierdzone przez klienta pliki, które mogą zostać przesłane bezpośrednio do produkcji
Pomogło to drukarniom osiągnąć 70% redukcję czasu przygotowania pliku do druku.
Klienci, którzy zatrudniają projektanta do projektowania graficznego
Dostawca usług poligraficznych, który świadczy usługi projektowania graficznego dla klienta, przechodzi przez trzy etapy
- Etap zbierania wymagań
- Etap zatwierdzania projektu
- Etap ponownego zamawiania
1. Zbieranie wymagań
Jest to najważniejszy etap, ponieważ pomaga projektantowi zrozumieć, czego szuka klient. Może to być niekończący się etap i kosztowny, jeśli projektant nie postępuje zgodnie z procesem lub nie ma odpowiedniego kwestionariusza, aby zrozumieć profile i wymagania klientów.
Wyzwanie zaczyna się, gdy projektant tworzy wstępną makietę, a klient odrzuca ją, ponieważ jest daleka od jego oczekiwań. Następnie, za każdym razem, gdy klient podaje dodatkowe informacje, przechodzi do wielu iteracji, ponieważ projektant musi zadawać właściwe pytania i rejestrować szczegóły. Teraz, będąc sfrustrowanym, gdy klient eskaluje i prosi o nowego projektanta, ten sam proces zbierania informacji jest powtarzany. W tym przypadku większość klientów czuje się bardzo sfrustrowana, jeśli wielokrotnie dzielą się tymi samymi informacjami.
Niezbędne jest posiadanie standardowego procesu i formularzy, które pomogą zebrać wszystkie informacje i śledzić zmiany wprowadzone przez klienta na każdym etapie.
Aby wyeliminować ten kłopot, wiele firm poligraficznych zachwyca swoich klientów, oferując opcję biblioteki projektów online, która pomaga klientom szybko wybrać wiele opcji lub wybrać jeden z projektów i spersonalizować go. Drastycznie zmniejsza to koszty i czas poświęcany na tworzenie projektów od podstaw. Firmy poligraficzne nawiązały współpracę z projektantami w celu stworzenia Designer Marketplace, aby oferować unikalne projekty i dzielić się przychodami z projektantami.
2. Zatwierdzenie projektu
Projektant wysyła wiele opcji w oparciu o wymagania klienta. W kolejnym kroku klient wybiera jedną z opcji i prosi o wprowadzenie zmian. Może to być trudne i czasochłonne, jeśli klient musi jasno wyjaśnić zmiany w czcionkach, kolorach, projektach i rozmieszczeniu. Zmiany mogą być wielokrotne, co utrudnia projektantowi ich zrozumienie. Wyjaśnianie może być nerwowe dla obu stron, jeśli nie siedzą obok siebie.
Załóżmy teraz, że projektant zrozumiał dane wejściowe. Kolejnym wyzwaniem jest sytuacja, w której nie zdąży on wprowadzić wszystkich zmian ze względu na dostęp do wielu wiadomości e-mail lub notatek w zależności od kanału komunikacji, ponieważ podczas procesu komunikacji wykorzystywanych jest wiele kanałów komunikacji w zależności od wygody. Na przykład, czasami klient dzwoni i udostępnia dane wejściowe lub może wysyłać e-maile lub pingować na WhatsApp.
Projektant musi upewnić się, że tworzy wspólną listę kontrolną z całej komunikacji i aktualizuje ją po każdej komunikacji. Zajmuje to dużo czasu, a także zwiększa ryzyko wystąpienia błędów. Klient denerwuje się, ponieważ musi powtarzać te same dane wejściowe i czuje, dlaczego projektant nie może być odpowiedzialny i wykonać wszystkiego za jednym razem.
Potrzebne jest narzędzie do zatwierdzania projektów, które upraszcza i zarządza całą komunikacją oraz pomaga w utrzymaniu wersji zarówno dla projektanta, jak i klienta, aby przyspieszyć udostępnianie danych wejściowych i wprowadzanie zmian.
3. Ponowne zamawianie
Na tym etapie wyzwanie pojawia się, gdy ten sam klient chce ponownie zamówić poprzedni projekt w obecnej formie lub z pewnymi zmianami.
Ale pytanie brzmi, jak łatwo jest znaleźć projekt, który został stworzony tygodnie, miesiące lub lata temu i czy zachowałeś kopię projektu. Jeśli firmy poligraficzne nie znajdą projektu, skończą na odtworzeniu tego samego pliku, który zaprojektowały, tracąc czas i pieniądze.
Wyzwanie to można rozwiązać za pomocą rozwiązania do zarządzania zamówieniami online, które rejestruje dane klientów, od wyceny po historię zamówień i zarządzanie poprzednimi projektami klientów. Ponadto pomaga konwertować wszystkie projekty offline na edytowalne projekty online, które mogą być łatwo edytowalne przez klientów końcowych lub zespoły wewnętrzne bez potrzeby zatrudniania projektantów. Pomogło to firmom zredukować z 6 osób potrzebnych do zarządzania zamówieniami do 2 osób, pomogło zwiększyć powtarzalną sprzedaż o 25% poprzez uproszczenie ponownego zamawiania i zaoszczędzenie wielu roboczogodzin, które już zainwestowałeś w przetworzenie zamówienia. Co najważniejsze, zwiększa retencję klientów i sprzedaż, ponieważ ułatwia zarządzanie ich potrzebami w zakresie drukowania i zasobami cyfrowymi z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
Przemyślenia końcowe
Obecnie każda rozwijająca się firma inwestuje w utrzymanie klientów, ciągłą ocenę swoich procesów i optymalizację w celu zapewnienia doskonałego doświadczenia po zakupie.
Pomogliśmy setkom firm poligraficznych zoptymalizować proces zatwierdzania druku i uprościć ponowne zamawianie, ponieważ nasz zespół rozumie technologię i procesy drukowania.
Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów, jeśli chcesz zautomatyzować przetwarzanie zamówień druku.
