Na łamach czasopisma ,,Opakowanie” (02/2018) ukazał się wywiad z Panem Adamem Stecem, prezesem zakładu produkcji opakowań Stec-Pol. Zachęcamy do zapoznania się z jego opinią na temat wdrożenia systemu Optimus Dash MIS.
Najpierw w ramach wprowadzenia proszę o informację nt. Państwa firmy. Czym zajmuje się Stec-Pol, od kiedy działa na rynku, jakie produkty oferuje klientom, do kogo trafia ze swoją produkcją?
Nasza firma zlokalizowana jest w Człuchowie i działa nieprzerwanie na rynku od 1996 roku. Naszą specjalnością jest produkcja opakowań z tektury falistej oraz opakowań kaszerowanych z drukiem offsetowym do formatu B0+. Pewną część produkcji stanowią standy kaszerowane. Mamy ambicję stać się najlepszymi specjalistami na rynku w dziedzinie opakowań oraz materiałów POS. Działamy pod nazwą Stec-Pol i Stec-Karton – zapraszamy na naszą stronę www.kartony.pl
Dbając o ciągłą poprawę jakości świadczonych usług wdrożono system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001:2008 oraz system kontroli pochodzenia produktu FSC CoC®. Stała kontrola stosowanego surowca, produkowanej tektury oraz opakowań prowadzona jest przez wysoko wykwalifikowanych pracowników z działu jakościowego.
Jakie były powody decyzji o zainstalowaniu systemu Optimus MIS?
Brak profesjonalnego systemu kalkulacji, obsługi produkcji i planowania. System który był poprzednio załatwiał nam sprawę magazynu i fakturowania – nie było w nim mowy o profesjonalnej kalkulacji wyrobu gotowego, a ciągle rosnąca ilość zapytań ofertowych powodowała zatory w dziale handlowym.
Jak wcześniej firma radziła sobie bez takiego rozwiązania?
Po prostu kalkulacje wykonywaliśmy ręcznie w Excelu co zajmowało sporo czasu, a do tego nie mieliśmy porządnej bazy tych kalkulacji i ciężko było wrócić do kalkulacji poprzednich. Jest to szczególnie ważne przy wznowieniach, a jak wiadomo w naszej branży wznowień jest mnóstwo.
Dlaczego okazało się niezbędne?
Przy naszym ciągłym rozwoju firmy pojawiały się zatory czasowe i problemy z zarządzaniem produkcją. Ciężko sobie teraz wyobrazić pracę np. bez rejestracji zadań produkcyjnych, czy bez systemu planowania. Bardzo liczyłem na poprawę przepływu zleceń w produkcji oraz oszczędności związane z planowaniem. Chciałem, aby w końcu skończyły się ciągłe pytania na jakim etapie jest zlecenie, co zostało zamówione, jakie zadania zostały już wykonane itp.
Skąd decyzja o wyborze właśnie rozwiązania, a nie konkurencyjnych (chodziło o cenę, zaawansowanie technologiczne, dostępność serwisu, a może coś innego)?
Z systemów, które oglądałem Optimus okazał się najbardziej elastyczny i funkcjonalny. Szczególnie w kalkulacji mogliśmy zrobić dosłownie wszystko co chcieliśmy. Nasza produkcja nie jest łatwa i wymaga zachowania wymogów technologicznych, które Optimus jest w stanie odzwierciedlić. Dzięki wykonaniu kalkulacji mamy w tle już przygotowaną całą technologię wykonania produktu w najniższych kosztach. Wystarczy więc 1 kliknięciem zamienić kalkulację w zlecenie i system już samodzielnie generuje wszelkie zadania produkcyjne i zapotrzebowania materiałowe.
Jakie możliwości systemu były dla Państwa szczególnie interesujące?
Bardzo elastyczna możliwość dostosowania kalkulacji oraz zaawansowany moduł planowania. Zależało mi, aby handlowcy nie skupiali się nad żmudnymi wyliczeniami lecz szybko uzyskali koszt wytworzenia wyrobu i od ręki rozpoczęli swoją grę handlową. Podobnie chciałem odciążyć dział technologii, zamówień materiałowych i logistyki.
Jak przebiegał proces wdrażania systemu?
Rozpoczęliśmy od wstępnej analizy naszych wymagań i szybko okazało się, że musimy wykonać gruntowną analizę kosztową. Udało nam się to zrobić sprawnie i teraz wiemy dokładnie (z najdrobniejszymi szczegółami), jaki jest koszt wytworzenia danego wyrobu.
Następnie zdefiniowaliśmy 5 podstawowych produktów włączając w to nasze usługi dla innych zakładów – jesteśmy bowiem także podwykonawcą. Optimus zbudował dla nas 5 specjalistycznych paneli kalkulacyjnych i w zasadzie po kilku miesiącach od rozpoczęcia już mogliśmy wykonywać kalkulacje i szybko wysyłać oferty emailem.
Kolejny krok to uruchomienie systemu zamówień materiałowych i podwykonawczych. Osoby zamawiające surowce mają od razu gotowe informacje jaki surowiec i w jakiej ilości ma być zamówiony. Zamówienia są generowane automatycznie i natychmiast wysyłane emailem do dostawców.
Każde zamówienie materiałowe jest połączone z modułem magazynowym, a więc wystarczy materiał zamówić, aby to zamówienie szybko przekształcić w przyjęcie. Optimus generuje automatycznie etykietę paletową, a więc w magazynie nie mamy już anonimowych palet. Obecnie każda paleta ma zwoje ID po którym wiemy co to jest za surowiec, w jakiej ilości i pod jakie zlecenie ma być użyty.
Następnie uruchomiono moduł rejestracji zadań na produkcji – każdy pracownik ma obowiązek rejestrowania każdego wykonanego zadania wynikającego ze zleceń komercyjnych, ale także każdego zadania nieplanowanego jak np. awaria, przerwa obiadowa itp. Analiza tych wpisów jest dla nas bardzo istotna.
Ostatnim etapem było wprowadzenie modułu planowania, który okazuje się dla nas bardzo ważny, ale i bardzo trudny. Ciągła ilość zamian informacji dotyczących zleceń i surowców ma bowiem wpływ na planowanie i przyznaję, że efektywnego korzystania z tego modułu cały czas się uczymy.
Po zakończeniu wdrożenia specjaliści z Optimusa wykonali dla nas także integrację z naszym systemem księgowym. W planach mamy także kolejne projekty rozwojowe, głównie dotyczące usprawnienie niektórych czynności oraz zautomatyzowania wyliczania współczynnika FSC. Obserwujemy bowiem rosnące zainteresowanie FSC wśród naszych klientów. Możliwe, że kiedyś zdecydujemy się na automatyzację zbierania informacji o wykonaniu zadań bezpośrednio z maszyn – Optimus ma bowiem specjalny moduł wykonujący tę czynność.
Jak długo trwał, czy był kłopotliwy dla codziennego działania firmy?
Niespełna rok. Samo wdrożenie nie było uciążliwe, pracownicy Optimusa musieli dostosować się do nasilenia produkcji i były faktycznie okresy, gdzie wdrożenie na chwilę było wstrzymywane. Robiliśmy przerwy ze względu o troskę o naszych klientów – niestety przepracowany pracownik popełnia więcej błędów, a na to nie mogliśmy sobie pozwolić.
Czy byliście Państwo zadowoleni z obsługi przez pracowników firmy Optimus?
Tak. Nie mieliśmy kłopotów z komunikacją. Przyznaję, że Optimus jest w Polsce stosunkowo młodą firmą, jednak szybko udało się nam przekazać szczegółowo naszą specyfikę
Czy możecie ocenić, jak sprawuje się system obecnie?
System jest stabilny i działa poprawnie, ale jak to często bywa apetyt rośnie w miarę jedzenia i już chcielibyśmy kilka rzeczy usprawnić. Nie osiadamy więc na laurach – to co już mamy jest fajne, ale może być jeszcze lepiej.
Jakie procesy w firmie udało się dzięki niemu usprawnić?
Ogólnie mówiąc w zasadzie wszystkie. Jednak muszę szczerze powiedzieć, że takie wdrożenie nie jest łatwe. Szczegłonie ciężko przestawić się z jednego systemu na drugi i zmienić filozofię działania. Dzięki szybkiej odpowiedzi ofertą na zapytanie ofertowe obserwuję ciągły ich wzrost oraz wzrost samych zamówień. Dlatego też zdecydowałem o otworzeniu nowego działu handlowego w Warszawie oraz o radykalnej rozbudowie zakładu. Ta inwestycja jest jeszcze przed nami i naprawdę nie wyobrażam sobie jej przeprowadzenie bez wsparcia firmy systemem Optimus.
